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 浅谈数字化时代下的艺术档案管理工作
青浦区文化馆  陈旭华

     “群众文化艺术档案是群众文化活动的真实记录,是群众文化艺术工作者辛勤劳动的结晶,是研究群众文化艺术工作的发展史和进行群众文化艺术工作交流的有力工具,是今后群众文化艺术活动工作和制定规划的可靠依据.同时也是单位领导和主管部门组织指导群众文化工作的重要参考材料。它不仅记录和反映了群众文化工作的经验,也为群众文化工作储存了丰富的信息资源。”
    刊登在《兰台世界》上的《谈群众文化艺术档案的价值与利用》中作者对群众文化艺术档案的价值和利用发表了如上一段精辟的见解。艺术档案,可以说是我国文化事业的重要保存途径。古人结绳记事,而后又发明了造纸、印刷,所有的一切手段都是为了能够将人类文明的精华完整准确地保存下来,作为财富留给后代。而艺术,正是这些文明精华中最灿烂夺目的奇葩之一。然而,在人类文明的早期,囿于技术条件和设施,对人类艺术要进行档案建设和管理几乎是不可能的。伟大的巨着《荷马史诗》即是通过千百年来行吟诗人的口耳相传得到保存。在人类演进的悠长历史中,又失落了多少部珍贵的《荷马史诗》呢?这些过去的明珠曾经在人类的文明中闪耀过它们独特华美的光辉,而如今却如同流星掠过人类的视野,今人已无从目睹和知晓它们的风采。
    所幸的是,今天,随着科学和技术的进步,“保存”已不再成为难题。我们不但拥有保存自然物质的技术,还拥有了保存声音、影像等的能力。尤其是在计算机大行其道的今天,档案管理数字化已经成为大势所趋,对于群众文化艺术档案而言,采用了数字化手段管理无疑是有许多优点的。
    首先,数字化是群众文化艺术活动自身发展的要求。现在我们所说的群众艺术活动,其内涵和外延已经远远超出了自然状态的民间文艺,逐步成为规模化和规范化的系统工程,由此带来科学化管理的要求。在群众艺术活动的各项内容中,都自然地生成着大量相应的记录和数据,这些原始的记录和数据经过有意识地挑选和保存,就成为我们所说的艺术档案。然而随着信息的海量化和多样化,过去的保存方式已经无法完全满足艺术档案管理的需求。
    其次,数字化艺术档案管理能够更为完整地保存群众艺术活动的历史成就,传承文化。采用数字化手段后,档案建立更为便捷。群众文化艺术活动更多是在民间举行,参与面广,形式多种多样。过去的纸质材料和胶片照片往往只能撷取群众文化艺术活动的几个侧面,用点来反映面,建立过程也较为复杂。而数字化手段则能够最大程度的简化建立过程。采用数字化手段后,档案内容更为丰富和立体。数字技术允许采取多种记录方式(影像、声音、文字)三百六十度全方位的记录群众文化艺术活动,这使得最后形成的档案内容更为丰富和立体,如同给群众文化艺术建立了一个“全息”档案。
    第三,艺术档案管理的另一个目的是为当今的群众艺术工作的健康开展提供信息支持,从而使群众艺术活动的开展更加经济和高效,使群众艺术活动的决策和管理更加科学和规范。面对信息的浩瀚汪洋,如何能够实现这种经济和高效呢?如何能够促进科学和规范呢?青岛市档案局曾经于2006年05月30日下发了一份名为《我市加强艺术档案现代化管理》的文件,文件中提到 “以计算机目录检索为基础,以电子文件为主要利用手段……开展档案全文数字化工作,实现文件级目录计算机管理和全文检索,提高艺术档案管理和利用效率,最大程度地保护了档案原件”。不难看出,数据库和检索技术已经成为当今艺术档案管理的一个重要管理方式。我国早已充分认识到数字化信息化技术在文化艺术档案管理中的重要作用,这即是信息化时代对档案部门的特殊挑战,也给档案部门和社会带来巨大的机遇。
    最后,从群众艺术档案工作的特点来说,档案数字化更为贴合其特点。群众文化艺术档案相较于一般档案工作而言更具特色,是一项专门性的管理活动。它具有3个方面的特点:专业性与综合性相统一;以艺术活动项目为线索成套管理,它要求群众艺术档案必须完整;根据多样性的载体类型,按照不同的技术管理标准进行管理。
    当然,群众文化艺术档案的数字化管理并不意味着它可以完全取代传统的档案管理方式。因为,档案除了档案信息外,档案媒介也是人类和社会记忆的重要一部分,这些信息可以用来判断档案信息的原始性、真实性及其他方面的价值。此外,档案信息要保存很长的历史时期,纸质的档案已经经历了上千年的考验,而目前数字化的档案保存媒介还没有经历百年以上的考验。数字化管理软件的开发和完善有待进一步的解决,并需宣传普及。数字化档案的安全性和管理标准等问题都还没有经过时间的验证。因此,数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合,才能使档案事业更好地服务于社会。

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