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 群文艺术档案管理之我见
静安区文化馆  丁宏骏

    区文化馆是一个区域的基层文化单位,是开展社会宣传教育,普及科学文化知识,组织辅导群众文化艺术活动的综合性文化事业单位和活动场所,因此,文化馆举办的每一次活动,走过的每一个脚印,都留着全区文化的发展轨迹。从这个角度看,文化馆群文艺术档案管理的完善与否,也决定着整个区域文化活动资料的保存力度和利用价值。所以,做好文化馆群文艺术档案管理,注重留下每一个痕迹,是非常重要的。
    艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,是宝贵的文化遗产。这是文化工作的重要组成部分,是一次活动的收尾,也是另一次活动的基础。
    对于这一重要的文化工作,如何做好,做得完善,是我们一直在考虑和追求的问题。要管理好档案,做到全而不杂,多而不乱,应该首先理解群文档案的特性,根据特性有的放矢地开展工作,才能事半功倍。
一、群文艺术档案的特性
    从总体上看,群文艺术档案呈现出三个特点,即:形象性、成套性和多样性。
    1、形象性。艺术档案反映的社会生活,反映的艺术工作者的精神劳动及其艺术创造成果,是通过艺术作品本身的艺术形象这一特殊手段体现出来的。文化馆的工作范畴有极大的社会性、群众性。随着社会的不断进步,人民群众物质生活的日益提高,丰富多彩的群众文化活动蓬勃开展,必将为文化馆档案提供多种形象的原始资料,包括:文学创作、艺术表演、音乐、舞蹈、曲艺、戏剧、书法、美术、音响、摄影、录音、录像材料,社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流等。在各类活动中形成的具有保存、利用价值的各种艺术资料,有各自的表现形式,也能单独进行艺术创作活动。
    2、成套性。一项艺术业务活动形成的艺术档案的全部项目是一个统一的整体,反映了综合艺术的各种艺术要素的不可分割性,反映了各类艺术业务人员共同进行的、集体的、和谐的艺术思维活动的全过程及其成果,反映了各种形式的档案材料之间内在的历史联系。每举办一次活动,从开始的策划方案、活动计划、邀请函,到过程中的影像资料、会议记录、签到名单,以及结束后的新闻稿、总结、社会评价、媒体信息等一系列资料,都应事无巨细地加以保存和归档。如果不全面地进行收集整理,就不可能真实地体现群众文化艺术活动的本来面貌,也就不能真正发挥艺术档案的作用。
    3、多样性。艺术档案用多种不同的记录手段,在不同的载体上,以不同的方式共同反映一项艺术活动的全过程及其成果,形成了档案材料类型的多样性。就内而言,即文化馆自我产生的档案有三类:一类是文化馆建设档案;二类是艺术工作者的档案;三类是文化活动档案。就外而言,即社会上的群众文化活动,它下与各街道、文化站日常业务工作相连接,上需紧扣区委宣传部、文化局等主管单位的工作任务目标和指导思想,对于这些群文活动的档案,也必须加以仔细收集与整理归档。
二、群文艺术档案的管理
    文化馆的群文艺术档案,是群众文化事业发展的真实记录,不仅是文化馆的一笔十分宝贵的财富,也是我们党和政府全心全意为人民服务的历史证明。整理和保管好这部分档案,有着十分重要的意义,对今后进一步发展群文事业有借鉴和参考的益处。
    1、艺术档案材料内容要准确详实。档案材料是历史的见证,它的每一个细节问题都必须做到准确无误,不能有半点疏漏。档案人员要明确艺术档案的归档范围,对各种活动中形成的艺术材料原件及手稿,每张图片、照片(底片)必须做到完整保存,尽全力搜集整理,使其经得起考证。对一般事件材料、对连续性活动记载,不能弄得支离破碎,应保持其完整、详尽的活动材料,使其更具有回顾性的使用价值。
    2、艺术档案材料整理、分类、填写要规范化。艺术档案材料在整理过程中,要按不同的内容和种类进行组卷,对录音、录像、照片等特殊载体也应单独编号保管。根据艺术档案材料在今后工作中的不同利用价值进行分期限保管,对以后的艺术创作、研究有重要参考作用的艺术档案材料作永久保存,对本单位组织或参与的重大艺术活动作长期保存。档案材料在填写时,要注意字迹清晰、工整,目录排列合理。装订须按档案部门的统一要求,达到规范、标准。
    3、艺术档案借阅、保管要符合标准。要认真履行艺术档案借阅登记制度,在接收、移交档案时必须认真清点、核对。定期检查档案的保管状况,增加设备,控制好温湿度,注意防盗、防火、防蛀、防水和防霉等,对破损的档案要及时采取措施进行修改、恢复,使档案材料处于安全状态。
三、群文艺术档案管理存在的不足
    现阶段,由于各方面的原因,群文艺术档案管理还存在着一些不足,使档案无法更好地再利用。总结起来,大致有以下几点:
    1、对新技术、新管理模式的认识不足。随着计算机技术,特别是网络技术的高速发展,传统的纸制档案归档已逐渐跟不上各地区文化工作的发展要求,以电子文件为主要载体的电子档案逐步显示出其强大的优势,如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易复制、易修改、易丢失和共享性等等特点。为此,艺术档案工作者必须更新观念,认真学习,加以研究,积极采用新技术手段来管理好电子档案,探索并把握电子文件、电子档案的运动规律,更好地为文化建设服务。
    2、“重藏轻用”,艺术档案资源利用效率不高。长期以来,艺术档案工作以档案的收集、整理、编目、存档为主,服务方式一般都是内部使用或者利用者上门使用,没有通过一定的形式,或在较大的范围内予以公布交流,因而使用范围较小,利用效率低,这严重制约了文化资源的有效整合利用。全球信息社会化和社会信息化的趋势不可阻挡,艺术档案的信息资源管理必将迎来一个由传统向现代嬗变的转折时期。在这个转型期,随着网络化服务模式地全面展开,计算机技术的运用将改变原来艺术档案工作的落后面貌。
四、群文艺术档案管理的完善办法
    1、开展档案意识的教育,提高档案收集质量。档案产生的源头是组织艺术活动的业务人员,他们的档案意识或许不强,在工作中就不会刻意去留存档案资料;他们对档案知识或许不是十分了解,就不知道要留存哪些资料。为此,加强档案意识教育、向他们传授档案知识是非常必要的。只有大家档案意识提高了,档案知识掌握了,才能从档案产生的源头把好关,不至于重要的档案资料丢失,才能保障档案的齐全,才能按要求保质、保量地交纳档案资料。
    2、重视教育创新,提高管理人员素质。艺术档案信息管理,其关键是人的作用,是从事艺术档案信息管理的人才。因此,应加强教育培训工作,积极探索新的教育培训模式,结合实际情况开设短、中、长期培训班。举办各种形式的艺术档案信息化建设教育讲座、研讨会,并且教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求,在课程开设上,要保证档案专业主干课程的前提下,加强计算机网络技术、数据库编程技术、多媒体技术和光盘技术等教育,培训符合时代要求的高素质艺术档案管理人才。
    3、加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化,档案管理才能够继承其结果,顺利展开。如果文件管理无章可循,紊乱不堪,将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态,影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此,必须强化文件管理的标准化、规范化,严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据,为推行现代化管理服务。
    社会的进步,时代的发展,科学技术成果的日新月异,鞭策和促进着整个档案管理工作必须全面推进改革。如何保持文化馆群文艺术档案管理的自身特色,又能使之及早融入现代管理的范畴之中,这一课题既需要社会的关注、领导的重视、上级业务部门的指导,又需要具体从事本行业工作的同志加强学习,提高素质,以高度的敬业精神和脚踏实地的工作作风做好本职工作,对时代、对社会、对档案这一宝贵的文化资料负责。
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